IWI-Portal

Ein Portal ist eine Webseite, die Anwendungen/ Dienste und Information aus verschiedenen Quellen bündelt und miteinander verknüpft. Portale unterscheiden sich voneinander, abhängig von den integrierten Informations- und Dienstquellen. Sehr bekannt sind Nachrichten- und Informationsportale, wie zum Beispiel web.de, t-tonline.de oder heise.de. Wie es die Bezeichnung schon verrät, sammeln diese Portale Nachrichten und Informationen aus verschiedenen Quellen, übertragen Sie in ein einheitliches Format und ordnen Sie in ihre Navigationsstruktur ein. Weiterhin integriert ist oft eine Suchfunktion, mit der die aufbereiteten Inhalte nach Stichworten durchsucht werden können und inhaltssensitive Werbung, also Anzeigen, deren Inhalt zur gerade angezeigten Nachricht passt. Der Portalbenutzer erhält so eine einheitliche und in individuelle Übersicht zu dem von ihm gesuchten Themengebiet.

Mit dem Microsoft Office SharePoint Server – dem Nachfolgeprodukt des Microsoft SharePoint Portal Servers – ist es möglich auch andere, aufwendigere Arten von (Service-)portalen aufzubauen. Das Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Leipzig nutzt SharePoint zum Aufbau einer Kollaborationsplattform zur Koordinierung von Forschungsprojekten und der Lehre. Die Basis der Plattform bildet eine umfangreiche Dokumentenablage, das so genannte Repository, in dem alle relevanten Dokumente einsortiert und indexiert – also durchsuchbar gemacht – werden.

Aber am Anfang steht die Authentifizierung des Benutzers. Da es sich um ein nicht-öffentliches Portal handelt, muss sich jeder Benutzer vor Nutzung des Portals einloggen. Eine Eigenschaft von Portalen ist Single Sign-On: einmal angemeldet, kann der Benutzer alle Funktionen des Portals nutzen ohne sich nochmals authentisieren zu müssen. SharePoint geht hier noch einen Schritt weiter. Durch die Integration mit dem Active Directory werden Benutzer, die sich mit ihrem Arbeitsplatzrechner an der Domäne des Instituts angemeldet haben automatisch in das Portal eingeloggt. Sie bekommen dann ihre persönliche Startseite zu sehen – Personalisierung ist eine weitere Funktion von Portalen. Abhängig von den Arbeitsaufgaben des jeweiligen Benutzers kann sich jeder eine persönliche Portalstartseite zusammenstellen, die alle wichtigen Informationen übersichtlich und kompakt zusammenfasst.

Die Koordinierung der Teamarbeit erfolgt über die Integration mit dem Exchange-Server. Über Gruppenkalender werden Aufgaben und Termine für die Projektmitarbeiter angezeigt und vergeben. Mit der Projektplanung können Arbeitspakete und Meilensteine verwaltet werden. Alle diese Daten  lassen sich auch mit Dokumenten aus dem Repository verknüpfen. Die Integration mit Exchange geht soweit, dass Dokumente aus dem Repository, welche über Email-Anhänge versendet oder empfangen wurden, nur einmal zentral im SharePoint gespeichert werden. Das spart Speicherplatz auf dem Exchange-Server und vermeidet inkonsistente Daten. Die E-Mail-Integration kann noch mehr: An das Portal selbst können E-Mails mit Dokumentanhängen gesendet werden. SharePoint übernimmt die angehängten Dokumente in das Repository und sortiert sie entsprechend ein.

Das Repository selbst stellt eine zentrale Dokumentenablage dar und bietet die Funktionalität eines Enterprise Content Management Systems (ECMS).  Eingespielte Dokumente werden automatisch indexiert und sind somit aufbereitet für die Volltextsuche. Den Dokumenten können Schlagworte –  auch Tags genannt – zugeordnet werden um sie semantisch einzuordnen. Weiterhin verhindert das Repository die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Personen. Soll ein Dokument geändert werden, wird es durch den Benutzer „ausgecheckt“ und ist dann für alle anderen Benutzer nicht mehr bearbeitbar. Wird das Dokument nach der Änderung wieder „eingecheckt“, wird es als eine neue Version gespeichert. Um das Aus- und Einchecken müssen sich die Benutzer nicht selbst kümmern – durch die Integration mit Microsoft Office wird dies automatisch von Word, PowerPoint oder Excel vorgenommen.
SharePoint bietet noch weitere Möglichkeiten. So existiert zum Beispiel zu jedem Forschungsprojekt und zu jeder Lehrveranstaltung ein Wiki oder ein Diskussionsforum, welche auch durch den SharePoint-Server bereitgestellt werden.